Jak nastavit spolupráci s externisty správně? ByznysDej_ přinesl odpovědi

Nedávno proběhl Podnikatelský den ByznysDej_, kde o této problematice mluvila advokátka Klára Rücklová z FAIRSQUARE. Ve svém příspěvku představila klíčové právní aspekty i praktická doporučení, jak předejít riziku švarcsystému. Na akci se zaměřila nejen na obsah smluv, ale i na reálné fungování spolupráce v praxi.

Kde je hranice mezi externistou a zaměstnancem?

Spolupráce s externími dodavateli, zejména s osobami samostatně výdělečně činnými (OSVČ), je běžnou praxí mnoha firem. Správné nastavení této spolupráce je však klíčové, aby nedošlo k nelegálnímu zaměstnávání, známému jako švarcsystém. Kde ale leží hranice mezi legální spoluprací s externistou a zaměstnaneckým vztahem „pod zástěrkou“? A co konkrétně hrozí firmám, které tuto hranici překročí?

Rizika spojená s nelegálním zaměstnáváním

Pokud firma uzavře smlouvu s OSVČ, ale v praxi s touto osobou jedná jako se zaměstnancem, vystavuje se riziku vysokých sankcí. Kontrolní orgány totiž posuzují nejen obsah smluv, ale především reálné fungování spolupráce. Mezi klíčové znaky švarcsystému patří například:

• Práce vykonávaná v prostorách zaměstnavatele podle jeho pokynů,

• pevná pracovní doba stanovená zaměstnavatelem,

• používání pracovních nástrojů a vybavení firmy,

• vykazování docházky a činnosti obdobně jako zaměstnanci.

Za nelegální zaměstnávání formou švarcsystému hrozí firmám:

• pokuta až 10 milionů korun,

• zákaz činnosti až na 2 roky,

• doplatky na pojistném, daních i penále,

• poškození reputace a ztráta důvěryhodnosti na trhu.

Jak správně nastavit spolupráci s OSVČ?

Klíčovým prvkem je nastavení smluv a podmínek spolupráce tak, aby bylo zřejmé, že se jedná o nezávislý vztah. Ve smlouvě by neměly být prvky typické pro pracovněprávní vztah, jako je pevná pracovní doba nebo povinnost vykonávat práci na pracovišti zaměstnavatele. Důležité je rovněž doložit faktickou nezávislost externisty – vlastní pracovní vybavení, možnost pracovat pro více klientů a samostatné rozhodování o způsobu plnění zakázek.

Při kontrolách je třeba předložit nejen smlouvy, ale i důkazy o tom, že spolupráce funguje v praxi skutečně nezávisle. Sem patří například fakturace, komunikace o způsobu práce či evidence odvedené práce.

Nejste si jisti, zda máte vše správně nastavené?

Nesprávné nastavení spolupráce s OSVČ může mít pro firmu závažné následky. Pokud si nejste jistí, zda jsou vaše smlouvy a spolupráce v souladu s legislativou, rádi pro vás uspořádáme školení nebo provedeme kontrolu stávajících nastavení. Napište nám a předejděte zbytečným rizikům.